Adjoint(e) exécutif(ve), service aux propriétaires d'avion et gestion de projets

Description

Sous la responsabilité du Vice-président exploitation, la personne retenue assure un rôle transversal de coordination, de suivi et de soutien administratif auprès des propriétaires d'aéronefs et des équipes internes.

Votre rôle

Communications propriétaires

• Assurer le suivi des communications avec les propriétaires d'avion pour les sujets liés à leur appareil.
• Coordonner les suivis relatifs aux entretiens prévus et non prévus, inspections, travaux de maintenance et événements techniques nécessitant une communication avec le propriétaire.
• Coordonner, au besoin, la planification d'un appareil de remplacement lorsqu'un aéronef est indisponible.
• Participer aux suivis liés aux nouveaux contrats de gestion, aux renouvellements de contrats et aux demandes particulières des propriétaires.
• Soutenir les suivis administratifs liés aux contrats de programmes moteurs, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Assurer le suivi des documents des renouvellements d'assurance, en coordination avec les personnes responsables.
• Soutenir certains suivis liés à l'embauche, l'affectation ou la transition de pilotes dédiés à un propriétaire ou à un appareil.
• Clarifier certaines situations particulières liées à la facturation lorsque le contexte opérationnel doit être expliqué au client ou à l'équipe des finances.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et constante avec les clients, propriétaires et intervenants internes.

Gestion de projets

• Aptitude à travailler dans un environnement où les priorités changent rapidement.
• Esprit de collaboration et capacité à travailler étroitement avec la direction.
• Assurer le suivi de projets internes nécessitant une coordination entre plusieurs départements.
• Maintenir une visibilité transversale sur l'avancement des dossiers confiés.
• Effectuer les relances requises auprès des équipes concernées afin de respecter les échéanciers.
• Mettre à jour les logiciels ou outils de gestion de projet utilisés par l'entreprise.
• Participer au suivi des dossiers de ventes, acquisitions, importations ou transitions d'aéronefs (courtage).
• Préparer des résumés d'avancement, listes d'actions et suivis de décisions pour les projets actifs.
• Identifier les blocages, retards ou enjeux nécessitant l'attention du Vice-président exploitation.
• Contribuer à l'amélioration des méthodes de suivi, de classement et de coordination des projets internes.

Soutien administratif et exécutif

• Travailler conjointement avec le Vice-président exploitation afin de soutenir certains suivis administratifs.
• Préparer, rédiger et classer les procès-verbaux des réunions de directeurs ou de toute autre rencontre assignée.
• Participer au contrôle de l'agenda, aux rappels d'échéances et à la préparation de rencontres.
• Préparer des documents de suivi, tableaux, résumés ou communications internes selon les besoins.
• Assurer le classement structuré des documents liés aux clients, projets, contrats et appareils.
• Soutenir la préparation de communications destinées aux clients, propriétaires, fournisseurs ou équipes internes.
• Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien du Vice-président exploitation et aux besoins de l'entreprise.

Exigences

Qualifications requises

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service client ou de gestion de projets.
• Expérience dans le domaine de l'aviation, de la gestion d'aéronefs ou du service à une clientèle haut de gamme, un atout important.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d'autres outils de suivi de projets.
• Connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d'autres logiciels liés aux opérations aériennes ou à la maintenance, un atout.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et discrétion.
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent.
• Admissibilité à l'obtention d'une carte d'identité pour les zones réglementées.

Vos aptitudes

• Rigueur, constance et très bon sens de l'organisation.
• Souci du détail dans la rédaction, le classement et le suivi des dossiers.
• Excellente capacité de suivi et de relance.
• Autonomie dans l'exécution des tâches, tout en respectant les priorités établies.
• Jugement professionnel et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Facilité à communiquer avec des clients, propriétaires, fournisseurs et équipes internes.
• Capacité à comprendre rapidement les enjeux opérationnels, administratifs et contractuels.

Avantages

Notre offre

• Équipe expérimentée et dynamique
• Salaires variés, selon les licences et les expériences
• Horaire flexible
• REER
• 3 semaines de vacances après la première année en service
• 5 jours de congés personnels
• Gamme complète d'avantages sociaux :
  • Assurances collectives incluant :
    • Programme d'aide aux employés et à la famille
    • Assurances vie, invalidité courte et longue durée, dentaire et médicaments